なぜIT資産管理が必要なのか
中小企業のIT環境を見ると、「PCが全部で何台あるかわからない」「誰がどのSaaSを使っているか把握していない」「ソフトウェアライセンスの期限を管理していない」という状態が驚くほど多いです。
IT資産管理が不十分だと、具体的に次のような問題が発生します。
- セキュリティリスク — 退職者のPCが回収されず、アカウントが有効なまま放置される
- コストの無駄 — 退職者のSaaSライセンスが解約されず、毎月課金が続く
- コンプライアンス違反 — ソフトウェアの不正コピー（ライセンス超過）に気付かない
- 障害時の混乱 — PCの保証期限がわからず、故障時に修理か買い替えかの判断が遅れる
- 入退社の遅延 — 在庫PCの有無が不明で、入社日にPCが準備できない
IT資産管理の対象
| カテゴリ | 管理対象 | 管理すべき情報 |
|---|---|---|
| ハードウェア | PC、モニター、スマホ、タブレット | シリアルNo.、購入日、保証期限、利用者、スペック |
| ネットワーク機器 | ルーター、スイッチ、AP | 型番、IP、設置場所、ファームウェアVer. |
| SaaS | 全社SaaS、部門SaaS | サービス名、月額、利用人数、管理者、契約日 |
| ソフトウェア | デスクトップアプリ、ライセンス | 製品名、ライセンスキー、有効期限、インストール台数 |
| アカウント | 各サービスの管理者アカウント | サービス名、管理者ID、MFA設定状況 |
IT資産管理の3つの方法
レベル1：スプレッドシート管理（0〜30名）
Google SpreadsheetやExcelでPC台帳・SaaS台帳を作成する最もシンプルな方法です。コスト0円で始められますが、手動更新のため情報の鮮度維持が課題です。
- PC台帳：シリアル番号、利用者、OS、購入日、保証期限、状態（使用中/在庫/廃棄）
- SaaS台帳：サービス名、月額、利用人数、管理者、契約更新日、SSO対応
- 月次で更新ルールを決め、形骸化を防止する
レベル2：Intune + スプレッドシート（30〜100名）
Microsoft IntuneでPCとスマホを自動管理し、SaaS台帳はスプレッドシートで補完するハイブリッド方式です。Intuneに登録されたデバイスは、OS情報、暗号化状態、コンプライアンス状況が自動で収集されるため、PC台帳の手動更新が不要になります。
レベル3：専用ITAM＋Intune（100名〜）
100名を超えると、専用のITAM（IT Asset Management）ツールの導入を検討すべきです。LANSCOPE、SKYSEA Client View、Snow Software等が選択肢になります。ソフトウェアの自動検出、ライセンスコンプライアンスの自動チェック、レポート自動生成などの機能で管理工数を大幅に削減できます。
PC管理の実践ポイント
PC更新計画の策定
PCの平均利用年数を4年と設定し、年次の更新計画を策定します。50台のPCがあれば、毎年12〜13台を計画的に更新する計算です。「壊れたら買う」では予算が安定せず、突発的な出費に悩まされます。
キッティングの標準化
新しいPCのセットアップ（キッティング）手順を標準化しましょう。Intuneを使えば、Windows AutopilotによりPC初期設定を自動化できます。社員がPCの電源を入れ、Entra IDでサインインするだけで、必要なアプリケーションとセキュリティ設定が自動適用されます。
廃棄時のデータ消去
PCの廃棄時には確実なデータ消去が必要です。単なるフォーマットでは復元可能なため、NIST SP 800-88に準拠した消去（BitLocker暗号化キーの削除 or 専用ソフトでの上書き消去）を実施し、消去証明書を保管しましょう。
SaaS管理の実践ポイント
四半期ごとのSaaS棚卸し
SaaSは増えやすく減りにくい性質があります。四半期に1回、全SaaS契約を棚卸しし、以下を確認します。
- 利用率が低いサービスはないか（月間ログイン率50%以下は要検討）
- 退職者のアカウントが残っていないか
- 契約更新日が近づいているサービスの料金見直し
- 部門で重複しているツールの統合余地
SaaS契約の一元管理
SaaSの契約は特定の管理者（IT部門またはIT責任者）に一元化しましょう。部門ごとに個別契約を許可すると、退職時のアカウント管理やコスト把握が困難になります。
情シス365のSupport365プランでは、IT資産台帳の作成からIntune運用、SaaS棚卸しまで日常的なIT資産管理を代行します。「いつの間にか管理できなくなった」状態からの立て直しもお任せください。
→ 情シス365の詳細を見る
まとめ
IT資産管理は地味ですが、セキュリティ、コスト管理、業務効率のすべてに影響する重要な基盤です。まずはPC台帳とSaaS台帳の2つをスプレッドシートで作ることから始め、30名を超えたらIntuneの導入を検討しましょう。「把握していない」が最大のリスクです。