電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係帳簿・書類の電子データ保存に関する法律です。2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されました。メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書のPDFを紙に印刷して保存することは原則として認められなくなっています。
中小企業にとって「何をどこまでやればいいのか」が分かりにくい法律ですが、最低限やるべきことは明確です。
電帳法の3つの区分
| 区分 | 概要 | 義務/任意 |
|---|---|---|
| 電子取引 | メール・クラウドで送受信した請求書・領収書等の電子保存 | 義務（2024年1月〜） |
| スキャナ保存 | 紙の領収書・請求書をスキャンして電子保存 | 任意 |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿・決算書の電子保存 | 任意 |
3区分のうち、電子取引データの保存だけが義務です。スキャナ保存と電子帳簿保存は任意なので、まず電子取引対応に集中しましょう。
電子取引の保存要件
電子取引データの保存には以下の要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴管理、または事務処理規程の備付けのいずれか
- 可視性の確保：ディスプレイ・プリンタでの出力、検索機能の確保（取引年月日・取引金額・取引先での検索）
ただし、売上高5,000万円以下の事業者は検索要件が不要（税務調査時にダウンロード要求に応じればOK）という猶予措置があります。
中小企業が最低限やるべき3つのこと
1. 事務処理規程の策定
タイムスタンプ付与の代替として、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を策定・備付けします。国税庁のWebサイトにサンプルが公開されており、自社名を入れるだけで利用可能です。
2. ファイル保存ルールの決定
電子取引データを「取引年月日_取引先名_金額」の命名規則でフォルダに保存するルールを決めます。例：20260301_株式会社ABC_55000.pdf
3. 保存場所の整備
SharePoint Online、OneDrive for Business、またはNASの共有フォルダに「電子取引データ」フォルダを作成し、年度・月ごとに整理します。
対応ツールの比較
| ツール | 特徴 | 月額目安 | 向いている企業 |
|---|---|---|---|
| SharePoint + 命名規則 | M365ユーザーなら追加コスト不要。手動運用 | 0円（M365契約内） | 少量の電子取引、M365導入済み |
| マネーフォワード クラウドBox | タイムスタンプ自動付与、検索機能付き | 3,000円〜 | マネーフォワード会計ユーザー |
| freee会計 | 電帳法対応のファイルボックス機能内蔵 | 会計料金に含む | freeeユーザー |
| invox電子帳簿保存 | AI-OCRによる自動データ化、検索対応 | 9,800円〜 | 取引量が多い企業 |
Microsoft 365での対応方法
M365を導入済みの企業は、追加コストなしで電帳法に対応できます。
- SharePoint Onlineにドキュメントライブラリを作成し、メタデータ列（取引日、取引先、金額）を追加
- OneDrive for Businessで個人受領分を一時保管、定期的にSharePointへ移動
- Outlookのメール添付PDFをSharePointに直接保存するフローをPower Automateで自動化
- Microsoft Purviewの保持ポリシーで法定保存期間（7年）の自動管理
違反した場合のリスク
- 青色申告の取消し：電子取引データを適切に保存していない場合、税務調査で青色申告の承認が取り消される可能性
- 追徴課税：保存義務違反により経費として認められない場合、追徴課税のリスク
- 重加算税の加重：電子データの隠蔽・改ざんが認められた場合、重加算税が10%加重
BTNコンサルティングの支援
電帳法対応のためのSharePoint設計、Power Automateによる自動保存フローの構築、事務処理規程の策定支援を提供します。M365環境を活用した追加コスト最小限の対応をサポートします。
まとめ
電子帳簿保存法への対応は、事務処理規程の策定、ファイル命名規則の決定、保存場所の整備の3ステップで最低限の対応が可能です。M365を活用すれば追加コストなしで要件を満たせます。まだ対応が不十分な場合は、早急に整備を進めましょう。