M365からGoogle Workspace移行で変わる訴訟ホールドの考え方｜Vault・AUライセンスの注意点

移行プロジェクトで最後に発覚する「法的保全」の落とし穴

Microsoft 365からGoogle Workspace（GWS）への移行プロジェクトでは、メール・ファイル・カレンダーのデータ移行や運用設計に注目が集まりがちです。しかし実際のプロジェクトで終盤に発覚して計画を揺るがすのが、訴訟ホールド（リティゲーションホールド）と退職者データ保全の「考え方の違い」です。

M365とGWSはどちらもeDiscovery（電子証拠開示）とデータ保全の機能を備えていますが、アーキテクチャと課金の思想が根本的に異なります。特に注意すべきは、GWSでは退職者のデータを保全し続けるためにAU（Archived User）ライセンスという有償ライセンスが必要になる点です。M365の感覚のまま「退職したらライセンスを外せばよい」と考えていると、訴訟ホールド中のデータが消失する重大インシデントにつながりかねません。

M365における訴訟ホールドの仕組み

訴訟ホールド（Litigation Hold）

M365の訴訟ホールドは、Exchange Onlineのメールボックス単位でデータの削除・改変を防ぐ機能です。ホールドをかけると、ユーザーがメールを削除・編集しても、元データが「回復可能なアイテム（Recoverable Items）」フォルダーに保持され続けます。

• 必要ライセンス：Exchange Online Plan 2（E3／E5に含まれる）。Plan 1（Business Basic／Standard／Premium等）の場合はExchange Online Archivingアドオンが必要
• 保持範囲：メール、予定表、削除済み・編集前のアイテムを含む
• 期間指定：無期限または日数指定が可能

Purview保持ポリシー・eDiscovery

訴訟ホールドに加えて、Microsoft Purviewの保持ポリシー／保持ラベルでExchange・SharePoint・OneDrive・Teamsを横断した保持が可能です。eDiscovery（Standard／Premium）では訴訟案件単位の「ケースホールド」を設定し、検索・エクスポートまで一気通貫で行えます。詳細はPurview DLP実装ガイドも参照してください。

インアクティブメールボックス——M365最大の特徴

M365の退職者対応で重要なのがインアクティブメールボックス（Inactive Mailbox）です。

1. 退職者のメールボックスに訴訟ホールド（または保持ポリシー）を適用する
2. その状態でユーザーアカウントを削除する
3. メールボックスは「インアクティブ」となり、ライセンスを消費せずホールド期間中保持され続ける
4. eDiscoveryでの検索・エクスポート、必要に応じた復元も可能

つまりM365では、退職者のライセンスを解放してコストを下げながら、法的保全を無償で継続できるのです。多くの企業がこの運用を「当たり前」として設計しています。

Google Workspaceにおけるデータ保全の仕組み

Google Vault——保持ルールと記録保持（ホールド）

GWS側でeDiscoveryとデータ保全を担うのがGoogle Vaultです。Gmail・Googleドライブ・Google Chat・Google Meet・Googleグループなどを対象に、次の2つの仕組みでデータを保持します。

• 保持ルール（Retention Rules)：組織全体または組織部門（OU)単位で「何をどれだけの期間保持するか」を定義。デフォルト保持ルールとカスタム保持ルールがある
• 記録保持（Holds）：訴訟案件（Matter）単位で特定ユーザー・条件のデータを無期限に保全。M365のケースホールドに相当

Vaultが使えるエディション

• 標準付属：Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus
• 付属しない：Business Starter、Business Standard（保全要件がある場合はBusiness Plus以上へのアップグレードが必要）

移行の見積り段階でBusiness Standardを選定していて、後から「訴訟ホールド相当が必要」と判明してBusiness Plusに変更——という手戻りは頻出パターンです。エディション選定の前に法的保全要件を確定させましょう。

決定的な違い：ユーザー削除とデータ保全の関係

ここが本記事の核心です。M365とGWSでは「ユーザーを削除したときに保全データがどうなるか」がまったく異なります。

AU（Archived User）ライセンスとは

AU（Archived User）ライセンスは、退職者など利用を停止したユーザーのデータをVaultの保持対象として維持し続けるための専用ライセンスです。

• できること：Gmail・ドライブ等のデータ保持、Vaultの保持ルール／記録保持の適用継続、Vaultでの検索・書き出し
• できないこと：対象ユーザーのサインイン・サービス利用（アーカイブ状態のため利用は不可）
• 対象エディション：Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusなど（Starter／Standardでは利用不可）
• 費用：通常ライセンスより安価だがユーザー単位の月額課金が継続発生（金額はエディション・契約形態により異なるため、販売パートナーへの確認を推奨）

コストへの影響：退職者100名を7年保全するケース

仮にAUライセンスを月額数百円／ユーザーとしても、退職者が累積していけば負担は無視できません。たとえば累積100名の退職者を文書管理規程に基づき7年間保全する場合、GWSでは100ユーザー分のAUライセンス費用が7年間発生し続けます。M365なら同じ保全がインアクティブメールボックスで追加費用ゼロです。

従業員の入れ替わりが多い企業（小売・飲食・コールセンター等）ほどこの差は拡大します。移行のTCO比較には、必ず「退職者アーカイブの累積コスト」を含めてください。

移行時の訴訟ホールドデータの取扱い手順

移行プロジェクトでは、以下の順序で法的保全への対応を進めます。

1. ホールドの棚卸し：Purviewコンプライアンスポータルで訴訟ホールド・保持ポリシー・eDiscoveryケースホールドの対象を一覧化。インアクティブメールボックスも忘れずに確認
2. 法務・監査部門への確認：進行中の訴訟・調査・当局対応の有無、文書管理規程上の保持義務（年限）を確定
3. 移行方式の判断：ホールド対象データについて以下のいずれかを選択
   • (a) 旧M365テナントを縮小して維持：ホールド対象のみE3等のライセンスを残す、またはインアクティブメールボックス化して保全。最も確実
   • (b) eDiscoveryでエクスポートして外部保全：PST／コンテナで書き出しWORMストレージ等へ。証拠としての完全性（改変防止・監査証跡）の担保方法を法務と合意しておく
   • (c) GWSへ移行してVault＋AUで保全継続：移行ツールが「回復可能なアイテム」を運べない点に注意（次節）
4. GWS側の保全設計：Vaultの保持ルール設計、Matter／記録保持の再現、退職フローへのAUライセンス組み込み
5. 二重保全期間の設定：移行完了の検証が終わるまで旧テナントのホールドを解除しない

「回復可能なアイテム」は標準の移行ツールでは運べない

見落とされがちですが、GWSの移行ツール（Google Workspace Migrate等）やIMAPベースの移行は、ユーザーから見えるメールしか移行できません。訴訟ホールドによって「回復可能なアイテム」フォルダーに保持されている削除済み・編集前データは移行されないため、ホールド対象データを完全な形でGWSへ持ち込むことは原則できないと考えるべきです。これが、ホールド対象について旧テナント維持（a）またはeDiscoveryエクスポート（b)が推奨される理由です。

よくある落とし穴

• 「Vaultがあるから訴訟ホールドも同じ」という誤解：ユーザー削除時の挙動が決定的に異なる。GWSはアカウント（ライセンス）の存在が保全の前提
• 退職フローの移行漏れ：M365時代の「ホールド→アカウント削除」フローをそのままGWSで実行すると保全データが消失する。退職フローを「AUライセンスへ切替」に書き換えること
• Business Standardで見積もってしまう：VaultもAUもBusiness Plus以上。保全要件があるなら最初からBusiness Plus以上で見積もる
• 共有ドライブ・Chatの保持設計漏れ：M365のTeams／SharePoint保持に相当する設計をVaultの保持ルールで再現する必要がある
• 旧テナントの早期解約：移行後すぐM365を解約すると、検証漏れがあった場合に取り返しがつかない。法務確認が終わるまで縮小維持が安全
• AUライセンスの累積コスト未計上：移行TCOに退職者アーカイブ費用を含めず、数年後に「想定外のランニングコスト」となる

移行前チェックリスト

• ☐ 訴訟ホールド・保持ポリシー・ケースホールドの対象者一覧を作成した
• ☐ インアクティブメールボックスの一覧と保持期限を確認した
• ☐ 法務・監査部門に進行中案件と保持義務年限を確認した
• ☐ ホールド対象データの取扱い方式（旧テナント維持／エクスポート／GWS保全）を決定した
• ☐ GWSのエディションがBusiness Plus以上であることを確認した
• ☐ AUライセンスの単価と退職者数の将来推計からアーカイブコストを試算した
• ☐ 退職フローを「アカウント削除」から「AUライセンス切替」に改訂した
• ☐ 移行検証完了まで旧テナントのホールドを維持する計画とした

まとめ

M365からGWSへの移行では、機能の対応表だけを見ると「訴訟ホールド→Google Vault」と単純に置き換えられそうに見えます。しかし実際には、M365は「ホールドすればユーザーを消しても無償で残る」、GWSは「アカウントが存在しなければ保全されない＝退職者はAUライセンスで維持し続ける」という思想の違いがあり、退職フロー・コスト構造・移行手順のすべてに影響します。

BTNコンサルティングでは、Microsoft 365とGoogle Workspace双方の導入・移行支援の経験をもとに、法的保全要件の棚卸しから移行方式の設計、Vault・AUライセンスを含むランニングコスト試算までをITコンサルティングとして伴走支援しています。「GWS移行を検討しているが保全要件の影響がわからない」という段階でも、60分の無料相談からお気軽にどうぞ。