よくある問題
「営業部」「営業チーム」「Sales」「営業_旧」——同じ目的のチームが4つも存在し、どこに情報があるかわからない。プロジェクトが終わったチームが放置され、100以上のチームが乱立している。Teamsを導入した多くの企業が直面する「スプロール問題」です。
今あるチームの整理（5ステップ）
- ①全チームの一覧化：Teams管理センター→「チーム」→「チームを管理」からCSVエクスポート
- ②アクティビティの確認：90日間メッセージ投稿がないチームをリストアップ
- ③所有者への確認：「このチームはまだ使っていますか？」をメールで確認
- ④不要チームのアーカイブ：使わないチームは削除ではなく「アーカイブ」（データは残り、読み取り専用になる）
- ⑤重複チームの統合：同じ目的のチームを1つに統合し、メンバーを移動
今後のルール策定
命名規則
「部門名-目的」の形式を統一します。
- 営業部-案件管理
- 開発部-プロジェクトA
- 全社-お知らせ
Entra IDの「グループ命名ポリシー」を使えば、プレフィックス（部門名-）を自動的に付与できます。
チーム作成のルール
- 作成はIT管理者のみ：全社員が自由に作成できる状態をやめる
- 申請制：SharePointリストまたはFormsで「チーム作成申請」を受け付ける
- テンプレートの活用：標準的なチャネル構成を持つテンプレートを用意
管理者の設定
- チーム作成権限の制限：Entra ID→「グループ設定」で、特定のセキュリティグループのメンバーのみチーム作成を許可
- 有効期限ポリシー：M365グループに有効期限（180日等）を設定。期限到来時に所有者が更新しなければ自動削除
- ゲストアクセスの期限：ゲストユーザーのアクセスに有効期限を設定
まとめ
Teamsの乱立は「チーム作成権限の制限」「命名規則」「有効期限ポリシー」の3つで解決できます。まず既存チームの棚卸しから始め、ルールを策定してから管理者設定を適用しましょう。